Alors que la facture électronique sera bientôt obligatoire, la solution de Sages Informatique, Zeendoc, permet de gérer la conformité aux nouvelles normes. Notamment pour les TPE et les PME, qui n’ont pas les mêmes ressources que les grandes entreprises pour piloter de tels virages.
Anticipant les besoins de ses clients, Sages Informatique, expert depuis plus de vingt ans dans la valorisation, la gestion et la sécurisation des bases documentaires, accompagne les organisations face à la généralisation de la facture électronique. Son expérience comme la variété et le nombre de ses utilisateurs (240 000) lui ont permis d’éditer une solution à destination des TPE, PME et collectivités locales : Zeendoc. Zeendoc est une solution cloud en mode SaaS de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED). Avec Zeendoc, les utilisateurs classent, retrouvent et exploitent leurs documents très facilement et en toute sécurité. La solution GED Zeendoc permet, entre autres, la dématérialisation des factures et l’automatisation de certains processus comme la signature électronique des contrats commerciaux ou la mise en place d’une piste d’audit fiable, l’envoi de bulletins de salaire électroniques ou encore la dématérialisation des notes de frais.
Une réforme imminente et obligatoire
Dans le cadre de la loi du 16 août 2022, la dématérialisation des transactions interentreprises s’apprête à devenir obligatoire en France. Les factures devront ainsi être émises et reportées au format numérique : le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ; le 1er janvier 2025 pour les ETI ; le 1er janvier 2026 pour toutes les entreprises. La réforme porte autant sur la transmission de factures électroniques entre assujettis à la TVA (e-invoicing) que sur la transmission des données de transaction et de paiement à l’administration (e-reporting), celui-ci s’appliquant aussi aux paiements en France lorsque les acteurs réalisent des opérations avec des clients particuliers ou avec des opérateurs étrangers. Le fournisseur devra conserver durant six ans les factures émises par lui-même, par une plateforme partenaire ou un opérateur. Le client devra lui aussi conserver pendant la même durée la facture au format reçu de sa plateforme.
La réception de factures électroniques
La réception obligatoire des factures sous format électronique sera quant à elle effective dès le 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises et quelle que soit leur taille. Pour l’émission, tant que l’entreprise n’est pas soumise à l’obligation, elle peut continuer de transmettre certaines factures, ou la totalité, au format papier, cependant mieux vaut qu’elle le fasse conformément aux modalités applicables. Si elle souhaite entrer dans le dispositif avant l’obligation officielle, elle devra nécessairement passer par une plateforme partenaire.
Les options possibles
Afin de se conformer à la nouvelle réglementation, trois solutions sont envisageables en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de factures à traiter. Le portail public de facturation (PPF), gratuit, peut s’envisager en solution minimale, avec réception manuelle des factures et saisie en ligne. Un opérateur de dématérialisation (OD) en amont ou en aval du PPF permet une utilisation intégrée et automatisée. Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) représente un investissement essentiellement réglementaire, car il fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration pour une durée de trois ans : il se doit d’appliquer les obligations réglementaires pour émettre ou recevoir des factures (contrôles, extractions de données, transmission à la PPF, traçabilité des traitements, mise à jour de l’annuaire des destinataires, contrôles en réception ou livraison…).
La solution développée par Sages Informatique
Zeendoc dispose de partenariats sérieux certifiés ISO 27001 et Secnum Cloud assurant à ses utilisateurs un accès à un service étendu et compatible avec plusieurs plateformes, dont la PPF. Ce service sera ouvert à l’automne 2023, date à laquelle seront validés les acteurs, ce qui lui permettra d’être au rendez-vous en tant qu’opérateur de dématérialisation. Zeendoc sera capable tout à la fois de réceptionner les factures émises par le client, de transmettre leurs valeurs au portail public de facturation (PPF) ou bien à l’une des plateformes privées de dématérialisation partenaire (PDP), le tout au format requis par l’administration. Zeendoc sera également capable de réceptionner les factures des fournisseurs depuis la PPF ou une PDP, d’obtenir leur état d’avancement et de les archiver dans un espace sécurisé. Conformes à la réglementation sur la LFE, Zeendoc et ses partenaires PDP proposent de nombreux services à valeur ajoutée : sécuriser les clients en cas de contrôle (piste d’audit ou signature électronique), accompagner les utilisateurs dans le processus du Procure to Pay avec la comparaison des montants de documents liés, l’export des bons à payer, la génération de fichiers de virement au format SEPA, ou encore l’accompagnement des utilisateurs sur le recouvrement (relances, suivi) et sur l’obligation d’archivage.
